A assembleia é o ato mais frágil da vida condominial. Não porque seja difícil de fazer, mas porque três coisas simples, quando malfeitas, derrubam meses depois tudo o que foi decidido — e junto com a decisão cai a obra, o rateio e a multa que dela dependiam.
Os três vícios abaixo respondem pela maior parte das ações de anulação. Todos se previnem antes, e nenhum se conserta depois.
1. A convocação
O Código Civil é direto no artigo 1.354: a assembleia não pode deliberar se todos os condôminos não forem convocados. Não é formalidade — é o que garante a quem não foi o direito de ter podido ir.
Na prática, três falhas se repetem:
- Prazo curto. A convenção fixa a antecedência mínima. Convocar com menos do que ela manda contamina a assembleia inteira, mesmo que todos compareçam.
- Pauta genérica. "Assuntos gerais" não autoriza deliberação com efeito obrigatório. O edital delimita o que se vai decidir, justamente para que o condômino escolha se vale a pena comparecer. Decisão sobre matéria estranha à convocação é o vício mais comum de todos.
- Entrega sem prova. Convocação afixada no elevador, sem registro, é convocação que ninguém consegue demonstrar depois. Protocolo de recebimento, lista assinada ou envio com confirmação resolvem.
2. O quórum
Aqui a confusão é entre dois quóruns diferentes que costumam ser tratados como um só.
Quórum de instalação é quantos precisam estar presentes para a assembleia começar. Quórum de deliberação é quantos precisam votar a favor para que a matéria passe — e ele varia conforme a matéria.
Alterar a convenção não exige o mesmo que aprovar a prestação de contas. Obra voluptuária não exige o mesmo que obra necessária. Mudar a destinação do edifício exige mais que qualquer outra coisa. O Código Civil fixa os pisos, e a convenção do prédio pode ser mais exigente — nunca menos.
O erro típico: contar cabeças presentes quando a convenção manda contar frações ideais, ou aplicar o quórum de maioria simples a uma matéria que pedia dois terços. A deliberação nasce viciada e ninguém percebe até alguém contestar.
3. A ata
A ata não é o resumo da reunião. É a prova do que foi deliberado, e é o único documento que sobreviverá à memória de quem estava lá.
Uma ata que sustenta a decisão registra: quem convocou e como, quem compareceu, o quórum apurado, a matéria tal como constava do edital, os votos e o resultado. Uma ata que diz "aprovada a reforma por maioria" e nada mais deixa em aberto todas as perguntas que a ação de anulação vai fazer.
O mesmo vale para a assembleia virtual, que é válida quando a convenção não a proíbe e quando se garante o que se garante na presencial: convocação regular, identificação de quem vota, apuração verificável e registro do método de votação. O ponto sensível não é a tecnologia — é a prova.
O custo de fazer certo
Revisar um edital de convocação leva minutos. Conferir o quórum aplicável a cada item da pauta leva pouco mais. Redigir uma ata completa leva uma hora.
Uma ação anulatória leva anos, e enquanto corre, a decisão que ela ataca fica sob risco — com a obra parada, o rateio contestado ou a multa suspensa. É por isso que, nesta área, quase todo o trabalho que vale a pena é o que se faz antes.
Na prática
Antes da próxima assembleia
- Abra a convenção antes de escrever o edital. Prazo de antecedência, forma de convocação e quóruns por matéria estão lá, e podem ser mais exigentes que a lei. É a convenção que manda.
- Escreva cada item da pauta com o verbo da deliberação. "Deliberar sobre a contratação de empresa para a reforma da fachada, com aprovação de rateio extraordinário" — não "obras". O verbo é o que delimita o que se pode decidir.
- Leve a tabela de quóruns impressa. Um item por linha, com o quórum que cada um exige. Conferir na hora evita descobrir meses depois que a matéria pedia dois terços.
- Guarde a prova da convocação. Lista assinada, protocolo ou envio com confirmação, arquivado junto da ata. Sem isso não há como demonstrar que todos foram convocados.
- Redija a ata na própria assembleia e leia antes de encerrar. Com todos presentes, o erro se corrige na hora. Ata escrita três dias depois é ata escrita de memória.